Cómo controlar de manera efectiva y ética al personal que trabaja en home office

22.12.2021

La pandemia ha hecho ajustes a la realidad laboral de muchas empresas. Y aunque la tecnología moderna ha demostrado ser lo suficientemente avanzada para seguir el negocio de manera eficiente, la transición de emergencia al teletrabajo ha causado dudas entre algunos empleadores sobre la seguridad de la información y la productividad de los empleados (¡y por una buena razón!). En el estudio del año 2020, descubrimos que en medio de la pandemia, el 40% de las empresas encuestadas registraron una disminución en el rendimiento de los empleados. El 58% enfrentaron las fugas de información. El período del teletrabajo remoto tampoco terminó este año.

A pesar de la necesidad objetiva del uso de sistemas de control de empleados, algunas empresas están preocupadas que violan las normas éticas o la ley. 

¿Cómo no invadir el espacio personal de su empleado y qué programas usar?

Seleccione el programa de control

El mercado de los programas de monitoreo de los empleados ofrece un gran variedad de sistemas con diferentes funcionalidades. Al elegir un programa, debe pensar en las tareas que desea resolver:

• ¿Monitorear solo la disciplina laboral?
• ¿Obtener análisis más avanzado sobre la productividad?
• ¿O tomar el control de los riesgos relacionados con la información confidencional para proteger los secretos de la empresa?

Si Ud. solo está interesado en la productividad de los empleados, entonces la opción más fácil es usar la funcionalidad de los gestores de proyectos (como un programa independiente o como parte de los sistemas CRM). Sin embargo la información de CRM no demuestra el rendimiento del equipo, sino que garantiza un trabajo transparente y conveniente con las tareas.

Figura 1: Ejemplo: Informe de un rastreador de proyecto

El producto objetivo que da la información de productividad es rastreador de tiempo. Los primitivos pueden contar el tiempo de inactividad, más avanzados dividen la actividad del usuario en procesos productivos e improductivos, recopilan evidencia de inactividad, por ejemplo, toman capturas de pantalla para que el empleador pueda reproducir la jornada laboral de su empleado paso a paso.

La funcionalidad clásica de los rastreadores de tiempo es el control de la disciplina: cuánto tiempo pasa un empleado en un sitio o en un proceso en particular. Al usar rastreador de tiempo, el empleador recibirá, por ejemplo, dicho informe: el empleado N vio Youtube por 2,5 horas, pasó una hora más en Facebook y solo 5 horas pasó de manera productiva en 1C, Word y conversaciones telefónicas. También puede crear informes por Departamento o por empresa en general.

Figura 2: Ejemplo: Informe de un rastreador de tiempo

Un nivel más avanzado para su seguridad interna será una sistema DLP. Funciona al igual que los rastreadores de tiempo, proporciona análisis en detalle sobre cuán disciplinado y productivo es un empleado, un departamento o equipo en general.

Figura 3: Informe de la productividad en en el sistema SearchInform DLP

Sin embargo los reportes de la productividad es solo una pequeña parte de la funcionalidad de los sistemas DLP, su propósito principal es controlar la seguridad de la información. Los programas monitorean todos los canales de comunicación (desde correo hasta mensajeros), registran el desempeño de los empleados en la computadora, el reenvío, el cambio de documentos críticos y mucho más. El sistema alerta al especialista en seguridad sobre incidentes. Así, el software ayuda a prevenir las fugas de datos, la falsificación de documentos y otros hechos de manipulación de la información, esquemas laterales, sobornos y otras situaciones peligrosas para el negocio.

Figura 4: Control de fraude en el sistema SearchInform DLP

Los sistemas DLP más avanzados incluyen elementos de análisis de comportamiento del usuario (vea figura 5). Estas herramientas ayudan a predecir el comportamiento de los empleados, lo que es útil no solo para las necesidades de seguridad, sino también para la gestión del personal. ¿Cómo funciona? El programa forma un retrato de un empleado – sus fortalezas y debilidades, zonas de crecimiento, inclinaciones criminales, posición en el equipo, actitud emocional y mucho más.

Figura 5: El monitoreo del comportamiento del usuario en el sistema SearchInform DLP

El teletrabajo no es una sentencia para vagar en el oscurecimiento. Los programas de control muestran una imagen detallada del empleo y la seguridad empresarial en términos de riesgos internos.

Cómo no convertirse en un "tirano" para sus trabajadores

Es importante no abusar de la funcionalidad que dan las soluciones modernas. Por ejemplo, puede configurar que los datos sobre las horas activas de trabajo se transmitirán directamente desde los rastreadores de tiempo y los sistemas DLP a los programas de contabilidad de nómina. Es muy conveniente y hace que el cálculo sea más rápido y más objetivo. Este método será apropiado los empleados de soporte técnico o centro de llamadas. Pero si se utiliza el mismo método para los trabajadores que no tienen las descripciones del puesto de trabajo claras, puedan producirse errores.

Para que el control sea beneficioso en lugar de perjudicial, recomendaría seguir tales reglas:

• Los descansos de un minuto de los empleados no solo son legales, sino también normales. Incluso el especialista más productivo se gasta parte de su tiempo laboral en procesos neutrales: té/café, lectura de noticias. Cuando esta situación se visualice, el supervisor puede verse tentado a "preguntar por cada pausa extra". Esta es un método tóxico de luchar por la disciplina, ya que solo provoca nerviosidad adicional. Es mejor usar sus observaciones para revisar la carga o cambiar el sistema de asignación de tareas.
• Delegue el control. El software de control proporciona muchos datos para analizar. El supervisor puede verse tentado a sumergirse en los informes con la cabeza. Pero es mejor pasar el control de la disciplina a los jefes de departamentos, y los incidentes de seguridad de la información a los especialistas de la seguridad. Esto permitirá que las decisiones de personal se tomen de manera más adecuada, evitando la microgestión.
• Aplique medidas administrativas para que el control no sea un sonido vacío. Los programas casi siempre revelan muchos detalles desagradables sobre el desempeño real de los empleados. La mala intención de un empleado puede ser una razón poderosa para el despido. Los errores en el trabajo o la disminución de la actividad son una razón para revisar la carga de trabajo y cómo se distribuyen los roles. La repetición de errores y la baja productividad durante dos o tres meses es la razón para despido.
• El control debe ser para todos. Por supuesto, la posición de un empleado define los requisitos para su trabajo y nivel de acceso a la información. Pero aún así, la empresa debe aplicar principios generales, asegurar que no hay una actitud exclusiva hacia los empleados individuales. Se debe explicar a los empleados que la disciplina y el monitoreo del rendimiento es un parte de cultura corporativa.

Control desde el punto de vista de la ley

Si Ud. quiera implementar un sistema de control automatizado, debe documentar su aplicación. Los empleados deben saber para qué se aplica el programa y firmar el consentimiento para el control. Para obtenerlo, prepare un documento en el que describa los objetivos de uso del sistema en la empresa:

• para supervisar el cumplimiento de las normas laborales y las descripciones del puesto de trabajo
• para controlar el uso del equipo proporcionado
• para garantizar la protección de los secretos comerciales y la confidencialidad de la información, cumpliendo con la GDPR

Explique a los empleados que el sistema no vigila sus vidas, sino que monitorea y protege los datos de la compañía, que son archivos en la memoria de la computadora y otros repositorios, que se pueden transmitir en correspondencia.

Si los sistemas de control automatizado se utilizan no sólo para evaluar el rendimiento, sino también para tareas de seguridad de la información, introduzca los reglamentos de manejo de la información, es decir: cómo deben almacenarse los documentos, si es posible utilizar las nubes y el correo personal para comunicarse en el trabajo, etc. Por lo tanto, los empleados se darán cuenta de que ellos mismos son responsables de permitir que el empleador ingrese a su vida, iniciando sesión en sus redes sociales con dispositivos de trabajo.

Los programas de control no están destinados para monitorear cada segundo de la vida de un empleado, no obstante, el programa será el problema para vagos y a los empleados corruptos que no benefician a la empresa y a los colegas. Al mismo tirmpo para aquellos que trabajan honradamente, el control automatizado es la base de estar tranquilo de que no habrá injusticias o evaluaciones subjetivas del trabajo.

Monitoreo de empleados